Principii si optiuni

Patru principii stau la baza trasabilitatii: identificarea, gestionarea legaturilor, inregistrarea datelor si comunicarea. Daca unul nu este aplicat, compania se situeaza in afara perimetrului de trasabilitate sau este responsabila de ruptura lantului de informatii.

Identificarea produselor
Obiectivul este de a urmari produsele de-a lungul transformarilor lor. Pentru aceasta, informatiile trasate sunt atasate loturilor de fabricatie sau unitatilor de expeditie care au suferit aceeasi transformare si au aceleasi caracteristici de trasat. Entitatile trasate sunt loturile de fabricatie si/sau unitatile de expeditie.
Fiecare regrupare de produse se marcheaza cu un identificator unic. Orice noua transformare trebuie sa un nou identificator. Acest lucru poate privi loturile de materii prime, ambalajele, produsele finite, cum ar fi unitatile de depozitare sau de expeditie.
La fabricant entitatile trasate sunt loturile de productie si unitatile de expeditie, iar la prestatorul logistic, transportator sau distribuitor, acestea sunt, in general, numai unitatile de expeditie si eventual unitatile de depozitare.

Gestionarea legaturilor
Legaturile intre loturile de fabricatie, intre acestea si unitatile logistice si dintre unitatile de expeditie trebuie sa fie inregistrate pe tot lantul de aprovizionare.
In cadrul intreprinderii, numai gestionarea tuturor acestor legaturi si o evidenta materiala precisa permit efectuarea apropierilor dintre ceea ce a fost primit si ceea ce a fost produs si/sau expediat (si invers). Daca un actor al lantului nu gestioneaza aceste legaturi cu amontele si/sau cu avalul, atunci se poate vorbi de ruptura (sau pierdere) de trasabilitate.

Inregistrarea datelor
In cursul procesului de transformare sunt trasate anumite date predeterminate. Aceste date sunt elemente variabile ale procesului de transformare (in functie de sezon, linia de productie, ora de fabricatie) care pot influenta calitatea produsului. Ele pot fi legate direct la identificatorii de loturi sau regruparile de produse sau la numarul ordinului de fabricatie, ora sau alte informatii pastrate intr-un fisier care permite sa se faca, la nevoie, o legatura cu loturile de produse corespondente.
Gestionarea trasabilitatii presupune predeterminarea datelor de inregistrat in cursul fabricatiei si pe tot lantul de aprovizionare.

Comunicarea
Pentru a asigura continuitatea fluxului de informatii, fiecare actor trebuie sa comunice actorului urmator din lantul de distributie identificarile de lot sau regruparile de produse trasate. La acesti identificatori cheie se adauga  uneori date suplimentare.
Gestionarea trasabilitatii presupune asocierea unui flux de informatii la un flux fizic de produse.  Legatura dintre fluxul de informatii si fluxul fizic este asigurata datorita referintei la identificatorii celor doua tipuri de flux: numarul  avizului de expeditie, numarul secvential de colet (SSCC), numarul avizului de livrare....